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David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege

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Über den Autor (David Allen)

David Allen (Jahrgang 1945) ist ein US-amerikanischer Autor, Berater und Gründer des Coaching-Unternehmens David Allen Company.

Das Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege (englischsprachiger Titel: Getting Things Done) bringt die bewährte GTD-Methode, die der Autor schon seit 1984 in seinen Coachings lehrt, einem breiten Publikum näher. Seit der Erstveröffentlichung im Jahre 2001 wurden weltweit über 2 Millionen Exemplare verkauft.

Anmerkung: Diese Zusammenfassung kann das Buch nicht ersetzen. Wer die GTD-Methode praktisch umsetzen möchte, sollte das komplette Buch lesen.

Zusammenfassung

Die GTD-Methode löst das Problem, dass unerledigte Aufgaben unseren Geist blockieren, weil wir ständig an sie denken müssen – sie belasten unsere bewusste Aufmerksamkeit und unser Arbeitsgedächtnis. Diese Ressourcen fehlen uns dann an anderer Stelle.

Um die Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen, müssen wir sie in ein zuverlässiges System überführen, das sich außerhalb unseres Kopfes befindet. Sobald wir gelernt haben, dass wir diesem System vertrauen können, werden die Gedanken an die unerledigten Aufgaben verschwinden.

Die 5 Schritt der GTD-Methode

Die GTD-Methode umfasst diese fünf Schritte:

  1. Sammeln
  2. Verarbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsehen
  5. Erledigen

Schritt #1 – Sammeln

Am Anfang steht das Sammeln aller Dinge, die unsere Aufmerksamkeit erfordern: herumliegende Dokumente und Zeitschriften, defekte Geräte, leere Batterien, Notizzettel und andere Dinge, die sich anfassen lassen. Außerdem: Aufgaben, Ideen, Termine und alles Weitere, was sich in unserem Kopf befindet.

Gesammelt wird in …

  • Physischen Eingangskörben aus Pappe, Metall, Plastik oder Holz.
  • Digitalen Eingangskörben für elektronische Nachrichten wie E-Mails.
  • Elektronischen Eingangskörbe für eigene geschriebene und/oder gesprochene Notizen.

David Allen rät dazu, so wenige Eingangskörbe wie möglich zu verwenden.

Weitere Grundregeln des Sammelns:

  1. Alle Ideen, Verpflichtungen und losen Enden, die wir im Kopf haben, sollten routinemäßig gesammelt werden – zum Beispiel auf einem Blatt Papier.
  2. Die Eingangskörbe sollten regelmäßig geleert und ihr Inhalt verarbeitet werden.

Schritt #2 – Verarbeiten

Wenn wir einen Eingangskorb leeren, dann sollten wir das darin Gesammelte sofort verarbeiten. An entsprechender Stelle hält das Buch einen detaillierten Ablaufplan bereit. Im Kern geht es darum, dass wir die Inhalte in diese Kategorien einordnen:

  1. Dinge, die keine Handlung erfordern: In diese Kategorie fallen zum Beispiel Informationen sowie Dinge, die im Moment noch keine Relevanz haben, aber in Zukunft relevant werden könnten. Für die Verarbeitung dieser Dinge benötigen wir einen Mülleimer (für alles Irrelevante), eine Liste zur Wiedervorlage (»Eines Tages/vielleicht«) und ein Ablagesystem für Referenzmaterial.
  2. Dinge, die in unter 2 Minuten erledigt werden können: Alle diese Dinge sollten wir grundsätzlich sofort erledigen.
  3. Dinge, für deren Erledigung mehr als zwei Handlungsschritte erforderlich sind: Für alles, was mehr als zwei Schritte erfordert, verwendet David Allen den Begriff »Projekt«.

Bei der Verarbeitung der Projekte wird folgendermaßen vorgegangen: Zunächst machen wir uns das gewünschte Endergebnis des jeweiligen Projekts bewusst. Dann legen wir den nächsten Schritt des Projekts fest. Falls die Erledigung dieses Schritts weniger als zwei Minuten erfordert, erledigen wir ihn sofort. Außerdem notieren wir das Projekt auf einer Projektliste.

Die nächsten Schritte werden folgendermaßen weiterverarbeitet:

  1. Delegieren. Falls eine andere Person verantwortlich ist.
  2. Verschieben. Auf die Liste »Nächste Schritte« verschieben. In dem Fall wird der nächste Schritt so bald wie möglich durchgeführt.
  3. Terminieren. In den Terminkalender eintragen. In dem Fall wird der nächste Schritt zu einem festgelegten Zeitpunkt durchgeführt.

Schritt #3 – Organisieren

Die Inhalte der Eingangskörbe sind nun grob sortiert. Für die feinere Sortierung bzw. Organisation benötigen wir die folgenden Hilfsmittel:

  • Liste »Nächste Schritte« (siehe oben): Eine Liste, auf der wir alle Handlungen notieren, die als Nächstes zu erledigen sind. Wenn es mehr als 50 Einträge gibt, sollten wir diese evtl. kategorisieren (dazu später mehr).
  • Projektliste (siehe oben): Diese Liste gibt uns einen Überblick über alle Projekte, an denen wir aktuell arbeiten.
  • Aufbewahrungsort für Projektmaterial. Hier werden Informationen und sonstige Dinge gesammelt, die zu einem Projekt gehören oder zu dessen Bearbeitung benötigt werden. Das Projektmaterial sollte außer Sichtweite in Mappen oder Ordnern aufbewahrt werden.
  • Liste »Warten auf«: Hier werden die nächsten Schritte notiert, die wir an andere delegiert haben.
  • Liste »Eines Tages/vielleicht« (siehe oben): Diese Liste enthält alle Handlungen, die aktuell nicht notwendig sind, aber in unbestimmter Zeit notwendig werden könnten.
  • Terminkalender: Der Ort, an dem Aufgaben und Termine notiert werden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. In den Terminkalender sollten keine Aufgaben eingetragen werden, die auch zu anderen Zeitpunkten erledigt werden könnten. Auch Do-dos gehören nicht in den Terminkalender.
  • Ablagesystem für Referenzmaterial: Ein gut sortiertes System für die Aufbewahrung von Informationen, auf die wir bei Bedarf schnell und einfach zugreifen können. David Allen empfiehlt, diese Informationen alphabetisch zu sortieren, wobei jeder Buchstabe eine eigene Mappe bzw. einen eigenen Ordner erhalten sollte.

Listen können handschriftlich auf einem Blatt Papier, in einer Datei auf einem Computer oder in Form von losen Blättern in einer Mappe geführt werden.

Schritt #4 – Durchsehen

David Allen erklärt, dass wir unserem Gehirn beibringen müssen, dass es sich auf unser System aus Listen und Mappen verlassen kann. Nur dann wird es unser Arbeitsgedächtnis nicht mehr mit unseren Aufgaben und Projekten blockieren.

Doch wie beweisen wir unserem Gehirn, dass es sich auf unser System verlassen kann? Indem wir uns regelmäßig die Zeit nehmen, alle Listen und gegebenenfalls auch die gesammelten Materialien durchzugehen.

Den Terminkalender sollten wir täglich durchsehen. Was ist heute zu tun? Was wird in den nächsten Tagen auf uns zukommen? Sämtliche Listen sollten mindestens einmal pro Woche durchgesehen werden. Der Autor empfiehlt, jeden Freitag zwei Stunden für die Durchsicht einzuplanen. Im Einzelnen ist dies zu tun:

  • Alle Listen durchsehen.
  • Gegebenenfalls Projekt- und Referenzmaterial durchsehen.
  • Alle Handlungen, an die wir noch zu oft denken, aufschreiben.
  • Den Eingangskorb leeren und verarbeiten.
  • Den Terminkalender durchgehen.

Schritt #5 – Erledigen

Unser Schreibtisch ist nun aufgeräumt. Wir haben alle Projekte und die konkreten Handlungen, die durchgeführt werden müssen, in unseren Listen notiert. Das Material, das im Rahmen der Projekte benötigt wird, ist sortiert, sodass wir bei Bedarf schnell auf alles zugreifen können. Jetzt können wir uns daranmachen, die einzelnen Aufgaben zu erledigen.

In welcher Reihenfolgen sollten wir unsere Aufgaben abarbeiten? David Allen erklärt, dass wir auf Basis unserer Intuition entscheiden sollten. Lesern, die eine handfestere Entscheidungshilfe benötigen, gibt der Autor drei Modelle an die Hand.

Modell #1: Vier Entscheidungskriterien

Anhand der folgenden vier Kriterien können wir in einer beliebigen Situation schnell und einfach entscheiden, was als Nächstes zu tun ist:

  1. Kontext: Wo befinden wir uns gerade – sitzen wir im Büro, im Flugzeug oder zu Hause am Küchentisch? Wir sollten diejenigen Aufgaben identifizieren, die wir im aktuellen Kontext am besten erledigen können.
  2. Verfügbare Zeit: Nachdem wir den Kreis der Aufgaben durch den Kontext eingegrenzt haben, sollten wir uns bewusst machen, wie viel Zeit wir zur Verfügung haben. Wenn wir viel Zeit haben, dann sollten wir eine größere Aufgabe in Angriff nehmen, die viel Zeit in Anspruch nimmt.
  3. Verfügbare Kräfte: Wir sollten allerdings nur dann größere Aufgaben angehen, wenn wir die dafür notwendige Energie aufbringen können. Wenn wir bereits erschöpft sind, sollten wir eine kleinere Aufgabe auswählen.
  4. Priorität: Wenn immer noch mehrere Aufgaben in Frage kommen, sollten wir diejenige Aufgabe mit der höchsten Priorität zuerst angehen.

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, die Aufgaben bereits beim Sammeln zu kategorisieren. Dann sehen wir später auf den ersten Blick, welche Aufgabe zum Beispiel am Computer erledigt werden muss.

Modell #2: Das 3-Stufen-Modell

Alle Tätigkeiten, die wir während eines Arbeitstages erledigen, lassen sich einer von drei Kategorien zuteilen:

  1. Vorbestimmte Arbeiten: Wir erledigen Aufgaben, die auf unseren Listen stehen.
  2. Arbeit, die gerade Anfällt: Wir kümmern uns um Notfälle und anderes vermeintlich Dringendes, das sich an unseren Eingangskörben vorbeigemogelt hat.
  3. Selbstbestimmte Arbeit: Wir leeren unsere Eingangskörbe und führen den Inhalt unserem System zu.

David Allen erklärt, dass wir Menschen dazu neigen, die Aufgaben der zweiten Kategorie zu bevorzugen. Doch wenn wir das machen, dann werden die beiden anderen Kategorien automatisch vernachlässigt. Wir sollten uns daher dazu zwingen, die Aufgaben der ersten und dritten Kategorie zu bevorzugen.

Modell #3: Das 6 Stufen-Modell

Alle unsere Aufgaben sind auf einen von sechs Zeit- bzw. Fokushorizonten ausgerichtet:

  • Horizont 5: Leben allgemein
  • Horizont 4: Langfristige Vision
  • Horizont 3: Ziele für 1-2 Jahre
  • Horizont 2: Verantwortungsbereiche
  • Horizont 1: Laufende Projekte
  • Grund: Aktuelles Handeln

David Allen erklärt, dass wir alle Horizonte im Gleichgewicht halten sollten.

Der richtige Umgang mit dem E-Mail-Postfach

Bei vielen Menschen quillt das E-Mail-Postfach über – die einen schaffen es nicht, alle Nachrichten zu bearbeiten, die anderen nutzen den Posteingang als Archiv.

David Allen erklärt, dass ein E-Mail-Postfach idealerweise leer sein sollte. Damit wir künftig alle E-Mails wiederfinden und trotzdem ein leeres Postfach haben, sollten wir uns das folgende System aneignen:

  • E-Mails, deren Bearbeitung weniger als 2 Minuten dauert, sollten sofort bearbeitet werden.
  • E-Mails, deren Bearbeitung länger als 2 Minuten dauert, werden in einen Ordner mit dem Namen »Nächste Schritt« verschoben.
  • Eigene E-Mails, auf die wir eine Antwort erwartet und/oder in denen wir eine Aufgabe delegiert haben, werden in einen Ordner »Warten auf« verschoben.
  • E-Mails, die nützliche Informationen enthalten, werden in einen Ordner für Referenzmaterial verschoben.

Fazit

Die GTD-Methode ist ein einfaches Selbstmanagement-System, das mit relativ wenig Aufwand umgesetzt werden kann. Wer mit dem Gedanken spielt, diese Methode in das eigene Leben zu integrieren, sollte Wie ich die Dinge geregelt kriege unbedingt selbst lesen, denn der Zauber steckt oftmals in den Details, die im Rahmen dieser Zusammenfassung leider nicht berücksichtigt werden konnten.

PS

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Dr. Jan Höpker ist Wissenschaftler und Gründer der Websites HabitGym und Der perfekte Ratgeber. Mit seinem Buch Erfolg durch Fokus & Konzentration hat er bis heute mehr als 20.000 Leser erreicht und ihnen dabei geholfen, fokussierter zu leben, zu lernen und zu arbeiten.

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