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Michael Hyatt: Setze deinen Fokus!

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Über Michael Hyatt

Michael S. Hyatt (Jahrgang 1955) ist ein US-amerikanischer Autor und Gründer von Full Focus, einem Unternehmen, das erfolgreiche Führungskräfte dabei unterstützt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Free to Focus ist Hyatts achtes Buch. Die deutschsprachige Übersetzung erschien 2021 unter dem Titel Setze deinen Fokus!* Untertitel: Ein absolut effektives System: Tue weniger und erreiche mehr!

Zusammenfassung

Herbert Simon, einer der Nobelpreisträger von 1978, hat das Problem bereits vor über 50 Jahren erkannt und auf den Punkt gebracht:

»Information verbraucht die Aufmerksamkeit ihrer Empfänger. Ein Reichtum an Information erzeugt einen Mangel an Aufmerksamkeit.«

Wir alle kennen die Vorzüge des konzentrierten Arbeitens. Trotzdem kommen viele Wissensarbeiter oftmals nicht zu dem, was Cal Newport »Deep Work« nennt: das ablenkungsfreie Arbeiten an einer einzigen lohnenden Aufgabe.

(Hier gibt es eine Zusammenfassung von Cal Newports Buch Konzentriert arbeiten.)

Was uns von Deep Work abhält, sind die weniger lohnenden Aufgaben wie zum Beispiel lästiger Verwaltungs- und Kleinkram. Dieses Problem will Michael Hyatt mit seinem Buch Setze deinen Fokus! lösen.

Die Lösung umfasst drei Schritte:

  1. Stopp. Bevor wir optimieren können, müssen wir für Klarheit sorgen. Warum und wozu arbeiten wir? Was wollen wir erreichen?
  2. Schnitt. Als Nächstes müssen wir Zeit kaufen, indem wir Aufgaben eliminieren, automatisieren und/oder delegieren.
  3. Handeln. Jetzt können wir uns den lohnenden Aufgaben widmen.

Stopp

Viele Menschen fragen sich, wie sie eine Aufgabe schneller erledigen können. Stattdessen sollten wir fragen, ob die entsprechende Aufgabe überhaupt erledigt werden sollte.

Hyatt erklärt, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter jeden Tag mehr als drei Stunden verschwendet, indem er Dinge tut, die ihn und/oder das Unternehmen, für das er arbeitet, kein Stück weiterbringen. Aufgrund von »Fake Work« ist unser Arbeitstag unnötig aufgebläht.

Wir bilden uns ein, dass wir mit doppeltem Einsatz das Doppelte erreichen. Die Wahrheit ist eine andere: Wissensarbeiter mit einem Pensum von 50 Stunden verbringen im Schnitt 37 Stunden mit echter Arbeit. Wenn das Pensum auf 55 Stunden steigt, nimmt die echte Arbeit auf 30 Stunden ab.

Wenn wir zu lange arbeiten, kommt die Erholung zu kurz. Hyatt setzt auf diese Energielieferanten: Schlaf, Ernährung, Bewegung, Verbindung, Spiel, Reflexion und Abschalten. Auf knapp 20 Seiten führt er zahlreiche Studien an, in denen die Wirksamkeit dieser Energielieferanten nachgewiesen wurden.

(Alex Soojung-Kim Pang hat ein sehr zu empfehlendes Buch über den Nutzen von Erholungspausen und Auszeiten geschrieben. Klicke hier für eine Zusammenfassung seines Buches Pause: Tue weniger, erreiche mehr.)

Die meisten Menschen organisieren ihr Leben um ihren Arbeitstag herum. Hyatt schlägt vor, zuerst das Leben und dann die zur Finanzierung des Lebens notwendige Arbeit zu planen.

Bevor wir unsere Produktivität maximieren, muss uns klar sein, was unser oberstes Ziel ist. Den meisten Menschen geht es um Effizienz, Erfolg oder Freiheit. Hyatt argumentiert, dass das einzig wahre Ziel Freiheit ist. Darunter versteht er:

  • Freiheit zu Deep Work.
  • Freiheit, im Hier und Jetzt präsent sein zu können.
  • Freiheit, spontan sein zu können.
  • Freiheit, nicht immer etwas tun zu müssen.

Wir sollten vom Ende her denken und zunächst festlegen, wie wir arbeiten wollen. Diese Fragen können uns dabei helfen:

  • Was will ich in meinem Leben erreichen?
  • Wie viele Stunden will ich dafür arbeiten?
  • Wie lang soll meine To-do-Liste sein?
  • An wie vielen Abenden und Wochenenden möchte ich arbeiten?
  • Worauf möchte ich mich fokussieren?

Die Notwendigkeit, Geld zu verdienen, schränkt unsere Freiheit ein. Je mehr freie Zeit wir anpeilen, umso höher muss unser Stundensatz sein. Am meisten verdienen wir, wenn sich Leidenschaft und Kompetenzen überschneiden.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Kompetenz über Begabung hinausgeht; kompetent sind wir, wenn wir Resultate schaffen, die von anderen wertgeschätzt und mit Geld belohnt werden.

Wenn wir die beiden Kriterien Leidenschaft und Kompetenz an unsere Aufgaben anlegen, ergeben sich vier Zonen der Produktivität:

Hyatt: Setze deinen Fokus! Die vier Zonen der Produktivität

In der Plackerei-Zone verschwenden wir unsere Zeit, weil alles viel zu lange dauert und die Ergebnisse trotzdem stark zu wünschen übrig lassen.

In die Desinteresse-Zone sind wir in der Lage, brauchbare Resultate zu erzielen. Aber da wir uns langweilen, verlieren wir Energie.

In der Ablenkungs-Zone machen uns die Aufgaben Spaß, aber die Resultate lassen zu wünschen übrig. Hier müssen wir ehrlich zu uns selbst sein.

In der Lust-Zone liefern wir schnell und mühelos in bester Qualität ab und fühlen uns dabei frei.

Der Rest des Buches zeigt, wie wir es schaffen, mehr Zeit in der Lust-Zone zu verbringen, denn das ist wahre Produktivität. Wir erreichen mehr Gutes für uns und andere Menschen.

Der Schlüssel ist eine fünfte Zone: die Entwicklungs-Zone. Kein Mensch kommt mit Kompetenz und Leidenschaft auf die Welt. Die Rohstoffe, aus denen Kompetenz und Leidenschaft erwachsen, sind Neugier, Interesse und Rohtalent.

Hyatt, der dieses System schon seit vielen Jahren in seinen Coachings lehrt, hat schon alle möglichen Einwände gehört. Die folgenden sieben limitierenden Glaubenssätze sind ihm besonders häufig begegnet:

  1. Ich habe nicht genug Zeit. Die Wahrheit ist: Wir haben genug Zeit für die Dinge, die uns wirklich wichtig sind.
  2. Ich bin nicht diszipliniert genug. Die Wahrheit ist: In der Lust-Zone braucht man nicht besonders viel Disziplin.
  3. Ich habe nicht genug Kontrolle über meine Zeit. Aber jeder kann die Zeit, die er zur Verfügung hat, besser nutzen.
  4. Ich wurde nicht als produktiver Mensch geboren. In Wahrheit ist Produktivität eine Fähigkeit, die jeder Mensch erwerben kann.
  5. Ich habe es probiert, aber es hat nicht funktioniert. Die meisten Dinge funktionieren nicht auf Anhieb. Mit einem etwas anderen Ansatz könnten die Resultate deutlich besser sein.
  6. Meine Umstände lassen es im Moment nicht zu, aber sie werden sich bald ändern. Man muss nicht warten, bis die Umstände besser geworden sind. Man kann sofort loslegen und Fortschritte machen.
  7. Ich kann nicht gut mit Technik umgehen. Wahre Produktivität braucht keine komplizierte Technologie. Wichtiger ist es, die täglichen Aktivitäten mit den Prioritäten in Einklang zu bringen.

Schnitt

Immer wenn wir ja zu etwas sagen, sagen wir automatisch nein zu etwas anderem. Wir täten gut daran, besser im Neinsagen zu werden. Dies gilt sowohl für Anfragen von anderen als auch für unsere eigenen Ideen. Bei allem, was nicht eindeutig in unsere Lust-Zone fällt, sollte ein Nein zumindest in Erwägung gezogen werden.

Um uns vor unseren eigenen ablenkenden Ideen zu schützen, eignet sich eine Not-to-Do-Liste, auf der wir alle Tätigkeiten notieren, mit denen wir uns nicht (mehr) beschäftigen wollen.

Das positive Nein

Für den Umgang mit anderen Menschen eignet sich eine Methode, die von dem Harvard-Professor William Ury stammt: das positive Nein. Damit weisen wir die Menschen würdevoll ab, sodass sie nicht gekränkt werden. Die Methode umfasst diese drei Schritte:

  1. Zunächst sagen wir ja zu uns selbst und schützen unsere Zeit, ohne den anderen anzugreifen.
  2. Nun sagen wir nein zu der Anfrage des anderen und vermeiden es, den Eindruck zu vermitteln, dass wir am Ende doch noch ja sagen könnten.
  3. Zuletzt sollten wir noch die Beziehung zu der Person bekräftigen und ihr einen Alternativvorschlag machen, um ihr zu zeigen, dass sie uns nicht egal ist.

Hyatt sorgt dafür, dass seine Absagen durch seinen Terminkalender ausgesprochen werden. Zu diesem Zweck trägt er zu bestimmten Zeiten und für jedermann sichtbar Meetings mit sich selbst ein.

Umgang mit bestehenden Verpflichtungen

Was können wir tun, wenn wir bereits ja gesagt haben? Der Autor beschreibt eine Strategie, mit der es möglich ist, Verpflichtungen aufzulösen, ohne die persönliche Beziehung zu belasten:

  1. Zum Ausdruck bringen, dass wir uns verantwortlich fühlen. Wir haben zugesagt und stehen dazu.
  2. Dem anderen klarmachen, dass wir ihn nicht hängenlassen werden.
  3. Dem anderen erklären, dass wir möglicherweise nicht die beste Option für ihn sind. Als wir zugesagt haben, waren wir noch überzeugt, dass es passt, aber jetzt sind wir schlauer und/oder die Dinge haben sich geändert.
  4. Dem anderen anbieten, die Sache trotzdem gemeinsam durchzuziehen. Solange es keinen Ersatz gibt, werden wir den anderen nicht hängenlassen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es keine Erfolgsgarantie gibt. Sollte der andere die Verpflichtung nun nicht von sich aus auflösen, müssen wir sie einhalten.

Automatisierung

Neben dem Neinsagen gibt es noch eine andere Möglichkeit unsere bewusste Aufmerksamkeit zu entlasten: Automatisierung. Hyatt beschreibt vier Arten der Automatisierung:

  1. Selbstautomatisierung: Mit Gewohnheiten, Routinen und Ritualen können wir den Bedarf von knappen Ressourcen wie Zeit, Willenskraft und Optimismus minimieren. Wir wissen immer, was als Nächstes zu tun ist und machen weniger Fehler. Hyatt nutzt Rituale für den Morgen, den Start in den Arbeitstag, die Beendigung des Arbeitstages und den Abend.
  2. Vorlagen: Wer in seinem Arbeitsalltag viel Zeit mit dem Schreiben von E-Mails verbringt, sollte für alle wiederkehrenden Sachverhalte Vorlagen erstellen, die bei Bedarf nur noch angepasst und abgeschickt werden müssen. Hyatt selbst hat insgesamt 39 E-Mail-Vorlagen in Gebrauch, die er über die E-Mail-Signatur-Funktion mit wenigen Mausklicks in seine Antworten einbindet.
  3. Automatisierung von Prozessen: Für wiederkehrende Prozesse sollten wir Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen und diese immer weiter optimieren.
  4. Automatisierung mithilfe von Technologie: Für nahezu jeden wiederkehrenden Handgriff existiert eine Softwarelösung, die uns die Arbeit erleichtert und/oder uns diese komplett oder in Teilen abnimmt. Hyatt selbst nutzt Drittanbietersoftware zum Vorabfiltern seiner E-Mails, zur Einrichtung und Verwaltung von Shortcuts sowie einen Text-Expander.

Zwar dauert es einige Zeit, bis man die Automatisierungen aufgesetzt hat, aber diese Zeit gewinnt man später mehrfach wieder zurück.

Delegieren

Arbeiten, die sich weder eliminieren noch automatisieren lassen, können delegiert werden. Bei der Auswahl der zu delegierenden Aufgaben sollte man sich an den vier Zonen der Produktivität orientieren. Die Plackerei loszuwerden, sollte die höchste Priorität haben. Arbeiten aus der Lust-Zone sollten wir nur dann abgeben, wenn diese Zone bereits zu viele Aufgaben enthält.

Effektiv zu delegieren ist nicht trivial. Viele überforderte Wissensarbeiter, die es einmal versucht haben, sind kläglich gescheitert.

Hyatt erklärt, dass wir uns darauf einstellen sollten, dass das Delegieren zunächst mehr Zeit kostet als es einspart. Er beschreibt einen Prozess, der aus sieben Schritten besteht:

  1. Entscheiden, was wir delegieren wollen.
  2. Die am besten geeignete Person ausfindig machen.
  3. Den Arbeitsablauf erklären. Es ist wichtig, dass die andere Person nicht nur die Handgriffe kennt, sondern auch versteht, was das Ziel der Aufgabe ist.
  4. Die notwendigen Ressourcen bereitstellen.
  5. Die Delegationsstufe spezifizieren (gleich mehr dazu) damit die Person weiß, was genau von ihr erwartet wird.
  6. Die Person in Ruhe arbeiten lassen. Kein Micromanagement!
  7. Nach einer angemessenen Zeit die Ergebnisse anschauen und Feedback geben.

Wir müssen verstehen, dass wir mit einer Aufgabe immer auch Autonomie und Verantwortung delegieren. Es ist daher wichtig, dass die andere Person weiß, was wir bezüglich Autonomie und Verantwortung von ihr erwarten. Hyatt unterscheidet insgesamt fünf verschiedene Delegationsstufen:

  • Stufe 1: Die Person soll exakt das tun, was ihr aufgetragen wurde.
  • Stufe 2: Die Person soll etwas recherchieren und dann Bericht erstatten.
  • Stufe 3: Die Person soll verschiedene Lösungen erarbeiten und uns anschließend eine Lösung vorschlagen. Wenn wir einverstanden sind, soll sie die Lösung durchführen.
  • Stufe 4: Die Person soll Lösungen erarbeiten und dann selbstständig eine Entscheidung treffen und die Lösung durchführen. Anschließend soll sie uns mitteilen, was sie getan hat und wie die Ergebnisse waren.
  • Stufe 5: Die Person soll alles selbst entscheiden und durchführen, ohne uns irgendetwas zu berichten.

Nachdem wir uns die lästigen Arbeiten vom Hals geschafft haben, können wir uns ganz auf unsere Arbeit konzentrieren. Jetzt geht es nur noch darum, die PS auf die Straße zu bringen.

Handeln

Den dritten Teil seines Buches hat Michal Hyatt in diese drei Abschnitte unterteilt:

  1. Verdichten: Planung der idealen Woche.
  2. Organisieren: Priorisieren der anstehenden Aufgaben.
  3. Aktivieren: Unterbrechungen und Ablenkungen ausschalten.

Verdichten

Wissensarbeiter brauchen durchschnittlich 25 Minuten, bis sie nach einer Unterbrechung wieder im Flow sind. Seine Lösung für dieses Problems bezeichnet Michael Hyatt als »Mega Batching«. Im Kern geht es darum, Aufgaben des gleichen Typs blockweise zu erledigen. Zum Beispiel nahm Hyatt immer eine ganze Staffel seines wöchentlichen Podcasts hintereinander auf. Außerdem bemüht er sich darum, sämtliche Meetings an einem Tag der Woche hintereinander abzuhalten.

Hyatt findet es hilfreich, sämtliche Stunden des Tages in jeweils eine dieser drei Kategorien einzuteilen:

  1. Front-Stage: Hier findet unsere eigentliche Arbeit statt – die Arbeit, für die wir bezahlt werden bzw. eingestellt wurden.
  2. Back-Stage: Hier findet die Arbeit statt, die unsere Front-Stage-Aktivität unterstützt und ermöglicht: Vorbereitung, Planung, Koordination, Delegation, Automatisierung usw.
  3. Off-Stage: Arbeitsfreie Zeit, die wir mit der Familie und Freunden verbringen. Zeit, in der wir uns erholen und entspannen.

Hyatt plant seine ideale Woche, indem er die Tage und Stunden zunächst den Stages, dann groben Themen und zuletzt konkreten Aktivitäten zuweist. Er räumt ein, dass seine Pläne den ersten Feindkontakt oftmals nicht überstehen – trotzdem sei es sinnvoll, einen Plan zu haben. Diesen sollten wir unbedingt auch unseren Mitarbeiter und unserer Familie zeigen.

Hyatt hält es für wichtig, die Arbeitszeit zu begrenzen, da sich die Arbeit gemäß des Parkinson’schen Gesetzes sonst immer weiter ausdehnt. Während geplanten Front-Stage-Phasen sollten wir Back-Stage-Aktivitäten möglichst vermeiden.

Organisieren

Hyatt definiert jede Woche drei Ergebnisse, die er am Ender der Woche mindestens erreicht haben möchte (Weekly Big 3).

Er empfiehlt, die Wochenplanung am Wochenende, am Freitagnachmittag oder notfalls auch am Montagmorgen durchzuführen. Am Anfang dürfte die Planung etwa 30 Minuten dauern – sobald wir uns daran gewöhnt haben, reichen zehn bis 15 Minuten. Die Wochenplanung sollte diese sechs Schritte umfassen:

  1. Die Erfolge der letzten Woche betrachten, um Selbstvertrauen aufzubauen.
  2. Die Organisation der letzten Woche reflektieren. Was könnte man in Zukunft besser machen? Es geht darum, aus Erfahrung zu lernen und zu wachsen.
  3. Sämtliche (Aufgaben-)Listen und Notizen durchgehen und die Einträge eliminieren, terminieren, priorisieren und/oder vertagen.
  4. Sämtliche Ziele, Projekte, Events, Meetings und Deadlines durchgehen.
  5. Die Weekly Big 3 benennen.
  6. Die Regenerierung planen.

Für jeden Tag der Woche gibt es außerdem eine Tagesplanung, bei der die Daily Big 3 festgelegt werden, die sich aus den Weekly Big 3 ableiten. Hyatt vertritt die Ansicht, dass gute Tage nicht einfach passieren, sondern gemacht werden.

Aktivieren

Wir sollten darauf achten, dass wir nicht abgelenkt und/oder unterbrochen werden. Um das zu erreichen, setzt Hyatt auf:

  • Verzögerte Kommunikation: alle Benachrichtigungen am Smartphone ausschalten und E-Mails nur zu festgelegten Zeiten lesen und beantworten.
  • Monotasking. Wer Multitasking betreibt, hat zwar das Gefühl, schneller zu arbeiten, erreicht aber tatsächlich weniger.
  • Die App Freedom, um verführerische Apps und Webseiten zu blocken, die für die Arbeit nicht benötigt werden.
  • Musik.
  • Eine Umgebung, in der er sich gut konzentrieren kann.
  • Einen ordentlichen und aufgeräumten Arbeitsplatz.

Fazit

Setze deinen Fokus! ist eine gute Mischung aus David Allens Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege* und Cal Newports Konzentriert arbeiten*. Besonders gut hat mir gefallen, dass Michael Hyatts Werk auf jahrzehntelanger persönlicher Erfahrung mit dem Thema Produktivität beruht.

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Dr. Jan Höpker ist Wissenschaftler und Gründer der Websites HabitGym und Der perfekte Ratgeber. Mit seinem Buch Erfolg durch Fokus & Konzentration hat er bis heute mehr als 20.000 Leser erreicht und ihnen dabei geholfen, fokussierter zu leben, zu lernen und zu arbeiten.

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